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Gerar horários eficientes: arte, ciência e muito bom senso

Gerar horários eficientes é muito mais do que preencher uma grelha com nomes e turnos. É um exercício de equilíbrio entre as necessidades do negócio e as necessidades das pessoas. Para isso, o primeiro passo é conhecer profundamente o funcionamento da operação: quais são os momentos de maior movimento, onde estão os picos de trabalho, quantas pessoas são realmente necessárias em cada turno, e que tipo de tarefas são realizadas diariamente.

No retalho, por exemplo, esse estudo pode ser feito com base nas vendas. Noutros setores, como a saúde ou call centers, o foco pode estar nos atendimentos e respetiva duração. Já em entrepostos logísticos, falamos de volumes físicos, como paletes ou metros cúbicos. Ou seja, a lógica varia consoante a realidade de cada setor, mas a necessidade de dados concretos é comum a todos.

Depois de definirmos as necessidades, entra em cena a parte mais sensível: o desenho dos horários. Aqui, há diversas variáveis que complicam o trabalho dos gestores. A carga horária contratada, a disponibilidade dos colaboradores, as restrições legais ou médicas, o tamanho da equipa, os horários de funcionamento da loja ou unidade, e até a política de atribuição de folgas. Tudo isto influencia os tipos de turnos possíveis e a sua distribuição.

Por exemplo, se tivermos uma equipa pequena, as opções são reduzidas. Pode haver apenas turnos de abertura e de fecho, sem espaço para horários intermédios. Se o horário da unidade for muito extenso, será preciso garantir o descanso entre jornadas, o que dificulta o encaixe entre folgas e turnos extremos. Por outro lado, se a equipa for grande e o horário da loja mais curto, é possível criar horários mais variados e flexíveis.

Há ainda outro fator fundamental: a estabilidade oferecida aos colaboradores. Algumas empresas optam por ciclos de folgas rotativas, com previsibilidade e estabilidade na distribuição dos fins de semana. Outras preferem ajustar no decorrer do ano, com base nas necessidades previstas. Ambas as opções têm prós e contras, e devem ser alinhadas com a cultura e estratégia do negócio.

No meio de tudo isto, é essencial definir prioridades. Queremos dar cobertura às necessidades do negócio a todo o momento, promover a equidade entre turnos e folgas, ou assegurar a estabilidade e o bem-estar da equipa? Nem sempre é possível ter tudo, e quanto mais restrições houver, mais difícil será encontrar um equilíbrio. Por isso, quanto mais claras forem as prioridades, mais fácil será tomar decisões e gerir expetativas.

Hoje, felizmente, existem ferramentas “smart” que simplificam bastante este processo. Soluções como o Tlantic Smart Workforce permitem integrar dados, restrições, regras legais e preferências individuais, gerando horários mais justos, eficientes e alinhados com a realidade de cada negócio. E isso, no final do dia, faz toda a diferença!

Joana Oliveira, Senior Business Analyst

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